RÈGLEMENTATION :

Botica groupe financier/Botica Gestion de capital

Autorité des marchés financiers (AMF)

VÉRIFICATION :

Les entités de Botica font l’objet d’une vérification annuelle de la part des divers organismes de réglementation. De plus, une vérification de nos livres et registres est effectuée par une firme indépendante.

Le bureau de conformité veille à l’application des exigences règlementaires pour protéger les investisseurs.

Le bureau de conformité surveille le respect de tous les règlements et lois qui régissent les fonds COMMUNS de placements, ainsi que des politiques et procédures internes de BOTICA. Ce bureau élabore des outils de conformité telle que la Fiche Client qui permet aux Conseillers d’avoir une connaissance approfondie des objectifs de placements et de la tolérance au risque de leurs clients.

PROTECTION DES INVESTISSEMENTS

Un suivi aisé des placements et rendements par les clients

Les relevés de compte sont régulièrement envoyés aux clients par BOTICA et sont disponibles en ligne. Tous les placements et transactions sont également accessibles en ligne.

De plus, les clients reçoivent un relevé de compte de chaque compagnie de fonds avec lesquelles ils détiennent des placements.

CONFIDENTIALITÉ

Protection des renseignements personnels

BOTICA groupe financier/Gestion de capital agit comme intermédiaire, soit entre des assureurs de personnes et des conseillers autonomes ou entre des organismes de placement collectifs (compagnies de fonds mutuels) et des représentants de courtier en épargne collective qui sont rattachés à BOTICA Gestion de capital Inc.

Nos clients sont notre affaire et en tant qu’entreprise oeuvrant dans le milieu des services financiers, nos clients nous font confiance en nous faisant part de leurs renseignements personnels. Nous nous devons de respecter cette confiance et nos clients doivent être conscients de notre engagement à protéger les informations qu’ils fournissent.

Nous recueillons des renseignements personnels en conformité avec les lois et les meilleures pratiques d’affaires commerciales, afin de fournir des services et de faire des affaires éthiques. Nous limitons les renseignements que nous recueillons à ce qui est nécessaire pour, ou lié à ces fins :

Nous respectons les dix principes de confidentialité fondés sur la législation de la vie privée du gouvernement fédéral, la protection des renseignements personnels et les documents électronique.

  1. Responsabilité: Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect de l’organisation avec les principes suivants
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements: Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant ou au moment où l’information est recueillie.
  3. Consentement: Le consentement de la personne doit être informée de la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque inapproprié
  4. Limitation de la collecte: La collecte de renseignements personnels doit être limitée à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par l’organisation. Les renseignements doivent être recueillis par des moyens justes et légaux.
  5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation: Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou tel que requis par la loi. Les renseignements personnels ne doivent être conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
  6. Exactitude: Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. Mesures de sécurité: Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité des renseignements.
  8. Transparence: Une organisation doit faire en sorte à l’information des individus précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
  9. Accès aux renseignements personnels: Sur demande, une personne doit être informée de l’existence, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels à son sujet et lui donnera accès à ces renseignements. Toute personne doit être en mesure de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
  10. Demandes de renseignements et plaintes : Contestation de la conformité: Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes ci-dessus à la ou des personnes désignées pour le respect de l’organisation.

Collecte et utilisation

Nous collectons les informations nécessaires pour que nous puissions accomplir la tâche pour laquelle nous sommes engagés, que ce soit l’assurance, l’investissement ou la planification financière.

Les renseignements personnels sont des renseignements qui vous concernent spécifiquement. Nous utiliserons des moyens justes et légaux pour recueillir leurs renseignements personnels. Nous ne recueillons que l’information qui est pertinente et cohérente avec les objectifs de la collecte. Autant que possible, nous allons recueillir les informations nécessaires directement auprès du client ou de son représentant autorisé (s), dans les applications et les formulaires, par d’autres moyens de correspondance, comme le téléphone, la poste ou par Internet, et grâce à leurs relations d’affaires avec nous.

Ce que nous devons savoir et pourquoi

Nous collectons des informations de nos clients et à leur sujet, qu’avec leur consentement, ou tel que requis ou permis par la loi. En général, nous recueillons des informations personnelles telles que leur nom, adresse, numéro de téléphone, d’autres informations d’identification, telles que leur numéro d’assurance sociale (NAS), numéro de d’autres cartes d’identification telle que permis dans la règlementation ou la date de naissance.

Le type d’informations que nous recueillons dépend du type de produit ou service concerné. Les informations recueillies peuvent être financières, qui comprennent des informations telles que le lieu de travail, le revenu annuel, les actifs et les passifs. Peut aussi être de l’investissement ou des conseils liés, des besoins de renseignements sur des éléments tels que vos objectifs financiers et de retraite. Si le client fait une demande de prestations d’assurance ou d’assurance collective, il peut également contenir des informations ou des renseignements liés au mode de vie, comme leur historique de voyage, occupation, les plans, le dossier de conduite ou de casier judiciaire.

Consentement

Le consentement pour que nous constituons un dossier et recueillir et conserver des renseignements personnels et financier doit être signé par le client et placé dans leur dossier.

Protection des renseignements personnels

Les propriétaires, les employés, (autres) de « Nom de l’entreprise » ont un accès accordé à l’information du client et doivent comprendre la nécessité de garder l’information confidentielle et protégée en tout temps. Nos méthodes de formation clairement communiquées à tous nos employés d’utiliser l’information uniquement pour l’usage prévu et défini lors de la collecte.

Le personnel est tenu de signer un accord de confidentialité dès le début de l’emploi.

Conservation des renseignements personnels

Nous conserverons les informations personnelles des clients dans nos dossiers aussi longtemps que cela est nécessaire pour réaliser les fins déterminées, ou tel que requis ou permis par la loi.

Choix de confidentialité

Les clients peuvent demander des copies de nos politiques et procédures de confidentialité à tout moment.

Les clients peuvent demander l’accès à leurs informations. Nous devons répondre à cette demande aussi vite que possible, mais au plus tard 30 jours après la réception de la demande.

Les clients peuvent retirer leur consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, ils seront mis au courant que le défaut de fournir des informations adéquates peut nous empêcher de remplir la tâche pour laquelle nous étions engagés.

Les clients peuvent déposer des plaintes au sujet de nos procédures de confidentialité, ainsi que d’un manquement à notre politique de confidentialité. Les plaintes doivent être faites par écrit ou par courriel et transmis au chef de conformité. Le chef en conformité prendra contact avec le client pour obtenir tous les détails. Il passera ensuite en revue les circonstances de la plainte et déterminera s’il y a lieu de modifier la politique de confidentialité en vigueur :

Louise Giguère Chef en conformité

Botica Groupe financier Inc. / Gestion du capital Inc.

950-1450, rue City Councillors

Montréal (Québec) H3A 2E6

l.giguere@botica.ca

Exception à l’accès des clients

L’organisation doit refuser l’accès aux renseignements personnels

  • si elle révélait des renseignements personnels sur une autre personne à moins qu’il y ait consentement ou une situation potentiellement mortelle.
  • si l’organisme a communiqué des renseignements à une institution gouvernementale pour l’application des lois ou pour des raisons de sécurité nationale. Sur demande, l’institution fédérale peut demander à l’organisation de refuser l’accès ou non à révéler que l’information a été publiée. L’organisation doit refuser la demande et aviser le Commissaire à la protection. L’organisation ne peut pas informer la personne de la divulgation à l’institution fédérale, ou que l’institution a été informée de la demande, ou que le Commissaire à la protection a été informé du refus.

Les organisations peuvent refuser l’accès aux renseignements personnels si l’information relève de l’une des manières suivantes:

  • privilège avocat-client
  • des renseignements commerciaux confidentiels
  • la divulgation pourrait nuire à la vie d’un individu ou de la sécurité
  • il a été collectée à l’insu de l’individu ou de consentir à en assurer la disponibilité et la précision, et la collection a été chargé d’enquêter sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial (le commissaire doit être notifiée)
  • elle a été produite dans le cadre d’un règlement officiel des différends